O tym, czy meble biurowe spełnią swoją rolę decyduje kilka czynników. Ergonomia, dopasowanie do warunków pracy i potrzeb pracowników to tylko niektóre z nich.

Na początek warto zastanowić się jaką w ogóle rolę mają do spełnienia meble biurowe. Większość odpowie zapewne instynktownie, że chodzi o stworzenie odpowiednich warunków do pracy. Oczywiście, większość będzie miała rację. Większość zwykle ma rację, choćby z tego powodu, że jest większością. Jednak w tym wypadku mamy do czynienia z racją nie całkowitą. Cóż bowiem kryje się pod pojęciem odpowiednich warunków do pracy? Tak naprawdę, gdyby zapytać o to członków naszej większości, okazałoby się, że składa się ona z licznych mniejszości, które mają w tym temacie całkowicie odmienne zdanie.

Co możemy zatem rozumieć pod pojęciem odpowiednich warunków pracy? Po pierwsze – ergonomię. Ergonomię, którą dąży do stworzenia humanitarnych warunków pracy poprzez taką organizację układu człowiek – maszyna – warunki otoczenia, która sprawia, że zadania wykonywane są przy najniższym koszcie biologicznym i najwyższej efektywności. Definicja książkowa wydaje się nieco skomplikowana. Ważne, żeby zrozumieć jej sens: chodzi o stworzenie takich warunków, dzięki którym pracownik nie będzie się męczył z powodów innych niż wykonywanie zadań oraz które pozwolą na ich jak najlepsze wykonywanie.

Czy to jednak wszystko, co kryje się pod pojęciem odpowiednich warunków pracy? Czy wystarczy dobrać meble biurowe w taki sposób, żeby zgadzały się odległości od biurka, monitora i podłogi? Czy jednak w grę wchodzą inne czynniki?

Na poziomie podstawowym odpowiedź brzmiałaby – to wystarczy. Jednak potrzeby ludzkie są nieco bardziej wygórowane i rosną w miarę osiągania kolejnych etapów. Meble biurowe, które są neutralne przestają wystarczać. Pojawiają się oczekiwania dotyczące ich estetyki. Pusty blat, krzesło w nieodpowiednim kolorze – na początku mają niewielkie znaczenie, w miarę upływu czasu zaczynają irytować, a co za tym idzie – negatywnie wpływać na wydajność pracy.

Jaki z tego wniosek? Meble biurowe warto wybierać po głębszym namyśle. Po zastanowieniu, co będzie pasowało do charakteru pracy i firmy, a także co może sprawić, że praca będzie wydajniejsza. Dobrym przykładem może być kolor – stonowany i umiarkowany zadziała uspokajająco, ostry i krzykliwy – wręcz odwrotnie. Kto zatrudnia księgowych, lepiej żeby wybrał opcję pierwszą. Kto pracuje z grupą kreatywną – drugą.